Mekanisme Pengiriman Data

Pendahuluan

Terjadinya perubahan paradigma dari pengguna perpustakaan terhadap akses kepada informasi menyebabkan perpustakaan harus melakukan penyesuaian diri. Salah satunya adalah menyediakan informasi dalam bentuk koleksi digital. Saat ini pengguna lebih menyukai informasi yang tersedia secara online. Hal tersebut disebabkan informasi online lebih mudah diakses dan dapat cepat diperoleh. Namun kendala infrastruktur seringkali menjadi faktor penghambat dalam proses perolehan dan penyediaan informasi online, terutama di wilayah luar Jawa.

Untuk memenuhi kebutuhan pengguna tersebut, Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (PUSTAKA) berupaya membangun perpustakaan digital dalam TA 2007 dan 2008. Upaya yang telah dilakukan PUSTAKA antara lain dengan memberikan rekomendasi kebutuhan peralatan, membina petugas pengelola dan memberikan bimbingan teknis pengelolaan perpustakaan digital. Walaupun dalam penerapannya ditemui hambatan seperti adanya UK/UPT yang kurang memeperhatikan rekomendasi dan penggantian pengelola perpustakaan, namun pendampingan terus dilakukan.

Terdapat beberapa alasan yang mendasari pengembangan perpustakaan digital, yaitu :

1. Pada perpustakaan konvensional, akses terhadap dokumen terbatas hanya pada kedekatan fisik.

2. Melalui pengelolaan database, penyimpanan teks, sistem telusur dan penampilan dokumen elektronik, sistem perpustakaan digital diharapkan mampu mencari database koleksi yang mengandung karakter tertentu, baik sebagai kata maupun sebagai bagian kata. Pada perpustakaan konvensional penelusuran seperti ini tidak mungkin dilakukan.

3. Untuk menyederhanakan perawatan dan pengendalian harian atas koleksi perpustakaan.

4. Untuk mengurangi bahkan menghilangkan tugas-tugas staf tertentu, misalnya menaruh terbitan baru di rak, mengembalikan buku yang selesai dipinjam ke rak, dan lain-lain.

5. Untuk mengurangi penggunaan ruangan yang semakin terbatas dan mahal,

6. Untuk mempermudah dan mempercepat pertukaran informasi antar perpustakaan, dan

7. untuk membuka akses seluas-luasnya terhadap informasi yang sudah dipublikasikan,

8. Untuk mendorong upaya kerjasama yang sangat mempengaruhi investasi pada sumber-sumber penelitian dan jaringan komunikasi,

9. Untuk memperkuat komunikasi dan kerjasama dalam penelitian,

10. Untuk memperbesar kesempatan belajar sepanjang hayat,

11. Untuk meringankan biaya pengadaan bahan pustaka yang harus dikembangkan oleh suatu perpustakaan melalui kerjasama pertukaran informasi,

12. Untuk melancarkan pengembangan yang sistematis tentang cara mengumpulkan, menyimpan, dan mengorganisasi informasi dan pengetahuan dalam format digital,

13. Untuk mengembangkan pengiriman informasi yang hemat dan efisien di semua sektor (Association of Research Libraries (ARL), 1995)

Pembangunan perpustakaan digital lingkup Badan Litbang Pertanian yang dilakukan dalam tahun anggaran 2008 lebih berorientasi kepada penyiapan perangkat keras dan pembinaan sumberdaya manusia pengelolanya. Kegiatan yang sifatnya memelihara, mengembangkan isi perpustakaan digital dan menyebarkannya belum mendapat perhatian yang besar. Oleh karena itu, untuk meningkatkan pemberdayaan perpustakaan digital yang sudah dibangun, maka terbitnya pedoman kerja untuk melakukan pengelolaan data di setiap UK/UPT dan di PUSTAKA serta pengiriman data ke PUSTAKA sangat diperlukan dan perlu disosialisasikan kepada para pengelola perpustakaan di UK/UPT.

Tujuan Tulisan

Dibuatkannya tulisan ini untuk memberikan pegangan atau petunjuk tentang bagaimana mekanisme pengiriman data dari UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian ke PUSTAKA dalam rangka pengelolaan informasi koleksi UK/UPT di PUSTAKA sehingga dapat diakses secara online oleh pengguna dari mana saja dengan menggunakan internet.

Dasar Hukum

Mekanisme pengumpulan data dari UK/UPT ke PUSTAKA pada dasarnya sama dengan versi tercetaknya, yaitu memenuhi Kepmentan yang sudah mengalami beberapa perubahan, antara lain :

1. Instruksi Mentan No 43/Kpts/UM/2/1969, dimana setiap terbitan tercetak dari UK/UPT seperti Laporan, penelitian/kerjasama/seminar/lokakarya/simposium/survei/publikasi ilmiajh, majalah, buletin dan bahan pustaka lain harus diserahkan ke PUSTAKA

2. SK Mentan No 873/Kpts/HM430/11/1984, dan

3. SK Mentan No 433/Kpts/HM160/9/2003 sudah memberikan tambahan item selain bentuk tercetak, juga dalam bentuk file komputer atau media elektronik.

Mekanisme pengiriman dan pengelolaan publikasi dari UK/UPT ke PUSTAKA yang selama ini berjalan adalah sebagaimana terlihat pada gambar berikut.

gb1-mek


Masalah Pengelolaan Informasi di PUSTAKA

Beberapa kendala yang dihadapi PUSTAKA dalam pengelolaan publikasi tercetak yang berasal dari UK/UPT antara lain :

1. Terhambatnya penyampaian informasi dari UK/UPT ke Pustaka sehingga banyak publikasi UK/UPT yang tidak lengkap keberadaannya di PUSTAKA, terutama data AGRIS,

2. Kesulitas dalam memperoleh data CARIS lingkup Balitbang (ongoing research),

3. Publikasi dikirimkan dalam bentuk tercetak sehingga perlu ada upaya alih media di PUSTAKA,

4. Keterbatasan SDM di PUSTAKA untuk pengelola dan penerjemahan.

Masalah tersebut berdampak terhadap kondisi informasi yang ada di PUSTAKA. Berikut gambaran informasi yang ada, yaitu :

1. Informasi hasil penelitian pertanian dari Indonesia dalam CD-ROM AGRIS yang diterbitkan oleh FAO tidak lebih dari 1 %,

2. Dokumentasi hasil penelitian Badan Litbang Pertanian kurang baik,

3. Bibliografic control tidak berfungsi sehingga kemungkinan terjadinya duplikasi semakin besar.

Mekanisme

Mekanisme pengiriman data yang dapat diterapkan dari UK/UPT ke PUSTAKA adalah sebagaimana terlihat pada gambar di bawah. Terdapat 2 jenis data yang harus dikirimkan, yaitu data bibliografis dan file artikel lengkap. Data bibliografis adalah informasi tentang informasi yang dikandungnya seperti judul, kepengarangan, penerbitan, catatan, dan data pelengkap lainnya. Data bibliografis merupakan rekod dari database pada Winisis. Apabila rekod database tersebut diekspor, maka hasilnya berupa file ISO. Ukuran file ini biasanya kecil. File artikel lengkap merupakan tulisan lengkap dari sebuah artikel. File ini diharapkan sudah berbentuk file PDF. Pertimbangan bentuk file ini adalah karena relatif aman dari pegubahan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab.

Kedua format data inilah yang harus dikirimkan ke PUSTAKA. Karena ukuran file ISO biasanya kecil, maka beberapa ribu rekod data bibliografi dapat dikirimkan sekaligus menggunakan e-mail. Ukuran file PDF biasanya besar. Untuk mengurangi ukuran file supaya menjadi lebih kecil dapat digunakan software pengkompres seperti ZIP. Namun kadangkala hasilnya kurang memuaskan. Oleh karenanya, apabila file ini akan dikirmkan melalui email, maka harus dikirimkan secara bertahap atau dikirimkan menggunakan jasa pos .

kirimiso

gb2-mek

Untuk memperlancar tugas pengelolaan dan pengiriman data digital di UK/UPT dan penerima data di PUSTAKA diperlukan penunjukkan nama petugas oleh pejabat yang berwenang (Tabel 1).

Tabel 1. Penunjukkan Nama Pengirim dan Penerima Data Digital dari UK/UPT ke PUSTAKA

No

UK/UPT

Pengirim

Penerima

1

Puslitbangbun

A. Syaikhu

2

Puslitbangtan

Sri Hardiyanti

3

Pusllitbanghort

Siti Rochmah

4

Pusllitbangnak

E.Kusmayadi

5

BBSDLP

6

PSE/KP

7

BB

BP2TP

64

BPTP Papua Barat

Dampak dan Harapan

Dengan terbangunnya perpustakaan digital diharapkan pengiriman data biblografis ke FAO dapat lebih lengkap, pengguna target dapat memanfaatkan dengan lebih mudah dan cepat serta pengguna potensial dapat mengetahui kekayaan informasi yang ada di Badan Litbang Pertanian. Pada akhirnya perpustakaan dapat menunjang kelancaran pelaksanaan tugas penelitian dan pengembangan pertanian nasional.

gb3-mek


Kesimpulan

1. Untuk memperlancar pengelolaan data digital setiap pengelola perpustakaan harus mengetahui mekanisme pengiriman data dari UK/UPT ke PUSTAKA,

2. Pemeliharaan data dengan cara selalu menambahkan data baru ke dalam database yang sudah standard dan dikirimkan secara periodik ke PUSTAKA harus selalu diperhatikan,

3. Perpustakaan digital di Departemen Pertanian akan berjalan dengan baik apabila pengelolaan informasinya dapat dilakukan dengan baik, infrastrukturnya dipelihara dan kapasitas sumberdaya manusianya ditingkatkan.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: