Tantangan pustakawan menghadapi era digital: kompetensi versus kewenangan

Oleh: Zakiah Muhajan
Pustakawan Muda pada Balai Besar Penelitian Veteriner

RINGKASAN

Sumber daya manusia menjadi salah satu sumber daya terpenting bagi perpustakaan digital. Suatu perpustakaan digital dikembangkan oleh orang, dalam hal ini pustakawan. Kreativitas, ide dan upaya pustakawan menjadi faktor penentu. Oleh karena itu, pustakawan harus mempersiapkan dirinya agar dapat meningkatkan kualitas kompetensi profesional dan personal yang sudah ada dengan menambah kemampuan penerapan teknologi informasi dalam menjalankan tugasnya. Peningkatan kompetensi pustakawan saja tidak cukup menjamin pengembangan perpustakaan digital dapat berjalan baik di balai lingkup Badan Litbang Pertanian.
Kedudukan pustakawan saat ini dalam organisasi balai perlu memperoleh perhatian, karena posisinya tidak cukup kuat masuk ke dalam lingkup manajemen balai karena penyelenggaraan dan pengelolaan perpustakaan menjadi wewenang Pejabat Jasa Penelitian (Jaslit) dan bukannya wewenang pustakawan. Walaupun saat ini pustakawan memperoleh surat keputusan Kepala Balai sebagai Penanggung Jawab Perpustakaan, surat tersebut tidak mengatur tugas pokok dan fungsi (TUPOKSI) dan batas kewenangan secara tertulis. Hal ini mengakibatkan posisi pustakawan berada di ”luar” manajemen balai. Akibatnya, pustakawan tidak memperoleh masukan yang cukup memadai dalam upaya memetakan kebutuhan informasi pengguna utamanya. Bila peningkatan kompetensi menjadi tuntutan dalam mengembangkan perpustakaan digital di balai lingkup Badan Litbang Pertanian, perlu ada perbaikan kedudukan pustakawannya dengan memberikan kewenangan tertulis dan memperlakukannya sejajar dengan pejabat struktural dalam memperoleh akses informasi manajemen balai. Bila hal itu tidak dapat terlaksana, di balai perlu disediakan suatu wadah komunikasi yang bersifat ad hoc yang berfungsi menjembatani masalah ketiadaan wadah bagi pustakawan untuk berkomunikasi dengan pihak manajemen di balai.

Kata kunci: pustakawan; perpustakaan digital; kewenangan; kompetensi

Pendahuluan

Pengembangan perpustakaan digital atau perpustakaan hibrida (selanjutnya dalam makalah ini digunakan istilah perpustakaan digital) mengalami pengaruh besar tidak hanya pada pengguna, tetapi juga pada setiap orang yang bekerja di perpustakaan. Perpustakaan digital akan mengakibatkan perubahan, antara lain, dengan tugas-tugas di perpustakaan, hubungan dengan pengguna, gaya manajemen baru dalam organisasi perpustakaan itu sendiri. Sesungguhnya terdapat tantangan pada manusia dan peran organisasi induk tempat perpustakaan bernaung yang perlu diperhitungkan dalam mengembangkan dan mendukung perpustakaan digital. Faktor manusia menjadi elemen penting dalam membangun perpustakaan digital. Fungsi manusia, dalam hal ini pustakawan dalam organisasi perpustakaan, adalah menggerakkan manusia lainnya, sarana dan prasarana yang ada untuk mencapai tujuan atau sasaran. Adapun dukungan organisasi induk terhadap perpustakaan termasuk ke dalam faktor yang menentukan tumbuhnya motivasi yang mendorong pustakawan dalam menjalankan tugasnya.
Dalam melaksanakan pelatihan perpustakaan digital, masalah dominan yang lebih sering menjadi perhatian adalah keterampilan teknis membangun pangkalan data & situs web. Padahal, banyak hal selain itu yang juga harus dicermati menyangkut perubahan sikap dan perilaku profesional pustakawan. Hal ini terkait dengan dengan argumentasi Hasting dan Tennant (1996:2) bahwa ”menjadi penting bagi seorang pustakawan digital memiliki kualitas pembawaan pribadi tertentu daripada keahlian teknis tertentu (yang dapat dipelajari)”. Hasting dan Tennant berpendapat bahwa seorang pustakawan digital dituntut memiliki kualitas pribadi tertentu agar mampu menghadapi tantangan perubahan di masa depan. Achmad (2006:3) mengungkapkan salah satu elemen penting dalam pengembangan perpustakaan digital adalah diperlukannya staf dengan keahlian khusus. Hal ini menjadi keharusan bagi pustakawan untuk mempunyai keahlian khusus di samping keahlian yang dimiliki sebelumnya. Keahlian tersebut sudah barang tentu berkaitan dengan pemanfaatan teknologi informasi. Pendit (2009: 186) menyebutnya sebagai kemampuan dengan kompetensi khusus. Namun, yang tak kalah pentingnya juga adalah seberapa jauh organisasi induknya memberikan kewenangan yang cukup bagi pustakawan untuk terlibat dalam kegiatan yang berlangsung di organisasi induk yang dapat memberikan masukan (input) bagi pustakawan sehingga pustakawan dapat memetakan dan merumuskan kebutuhan informasi yang relevan di balai. Mengingat pentingnya masalah ini dan sesuai dengan momentum pembangunan perpustakaan digital di lingkup Badan Litbang Pertanian saat ini, makalah ini bertujuan untuk mengemukakan kompetensi pustakawan dalam membangun perpustakaan digital di perpustakaan balai dikaitkan dengan kewenangan yang patut diperolehnya sebagai bentuk dukungan organisasi induk tempat perpustakaan bernaung di bawahnya.

Bahan dan cara
Materi makalah diperoleh melalui bahan bacaan yang terkait dengan pokok bahasan dan diselaraskan dengan pengamatan pribadi penulis sebagai pustakawan yang terlibat langsung dengan proses pembangunan perpustakaan digital.

Pembahasan
Kompetensi adalah hal penting yang menentukan kemampuan seseorang menjalankan suatu sistem. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) mendefinisikan kompetensi sebagai kewenangan (kekuasaan) untuk menentukan (memutuskan) sesuatu (1989: 453). Chambers 20th Century Dictionary memberikan batasan kompetensi antara lain: legal power or capacity (1983: 256). Kompetensi adalah kecakapan atau kemampuan. Konsep kemampuan mengandung suatu makna adanya semacam tenaga atau kekuatan yang dimiliki seseorang untuk melakukan sesuatu tindakan atau perbuatan, baik yang berupa fisik maupun yang berupa mental, yang umumnya diperoleh melalui pendidikan dan pelatihan sehingga pada dasarnya semua kemampuan diperoleh melalui pendidikan atau dipelajari.
Special Libraries Association (SLA) dalam sidang tahunan 1996 membahas laporan tentang kompetensi yang perlu dimiliki pustakawan khusus memasuki abad ke 21. Ada dua jenis kompetensi yang dimaksud oleh SLA, yaitu kompetensi profesional dan kompetensi personal. Kompetensi profesional menyangkut pengetahuan yang dimiliki pustakawan khusus dalam bidang sumber daya informasi, akses informasi, teknologi, manajemen dan riset, serta kemampuan untuk menggunakan bidang pengetahuan sebagai basis dalam memberikan layanan perpustakaan dan informasi. Sementara itu, kompetensi personal adalah keterampilan atau keahlian, sikap dan nilai yang memungkinkan pustakawan secara efisien, menjadi komunikator yang baik, selalu mempunyai semangat untuk belajar sepanjang karirnya, dapat mendemonstrasikan nilai tambah atas karyanya dan selalu dapat bertahan dalam dunia kerja yang baru.
Kompetensi profesional mensyaratkan pustakawan hendaknya

  • mempunyai pengetahuan atas isi sumberdaya informasi, termasuk kemampuan untuk mengevaluasinya secara kritis, apabila diperlukan penyaringan;
  • memiliki pengetahuan subjek yang khusus yang cocok dan diperlukan oleh organisasi induk atau pengguna jasa;
  • mengembangkan dan mengelola jasa informasi yang nyaman, mudah diakses dan berbiaya murah;
  • menghasilkan produk informasi khusus untuk digunakan di dalam maupun di luar organisasi, atau oleh pengguna perorangan;
  • mengevaluasi hasil penggunaan informasi dan melakukan riset yang berhubungan dengan permasalahan manajemen informasi;
  • menggunakan teknologi informasi yang sesuai untuk mengadakan, mengorganisasikan dan memencarkan informasi;
  • merupakan anggota dan tim manajemen senior atau konsultan bagi organisasi tentang isu informasi;
  • memahami pemakai termasuk di sini adalah kemampuan melakukan pemetaan kebutuhan pemakai, mengenali informasi yang terjadi di dalam diri mau pun kelompok pemakai, serta dapat merumuskan persoalan atau permintaan informasi pemakai;
  • meningkatkan kemampuan manajerial yang berkaitan dengan sejumlah besar obyek yang saling berhubungan dalam kondisi yang disebut hypertextuality;
  • meningkatkan kemampuan memfokuskan pekerjaannya ke tujuan organisasi induk secara keseluruhan, selain pengalaman kerja pustakawan di bidang manajemen umum dan perencanaan strategis yang dimiliki sebelumnya;
  • meningkatkan kemampuan menghadirkan diri di dunia internet, termasuk kemampuan menulis dan menyajikan informsi di web;
  • Sementara itu, kompetensi personal menuntut pustakawan untuk dapat:
  • menekankan perlunya peningkatan dalam kepercayaan diri dan kemampuan untuk mempengaruhi lingkungan kerja
  • memberikan layanan prima;
  • mencari tantangan dan melihat peluang baru baik di dalam mau pun luar perpustakaan;
  • melihat dengan wawasan luas;
  • memiliki kemampuan berkomunikasi;
  • memiliki kesetiaan belajar sepanjang hidup dan perencanaan karier pribadi;
  • bekerjasama yang baik dengan sesama anggota tim;
  • menciptakan lingkungan yang saling menghargai dan mempercayai;
  • memiliki sikap luwes dan bersikap positif dalam masa yang selalu berubah.

Dalam melaksanakan pekerjaannya seorang pustakawan ”ditantang” untuk menggunakan kemampuannya sesuai dengan pengetahuan yang dimilikinya. Kemampuan diri pustakawan itu sendiri tidak cukup untuk menghasilkan produk pekerjaan yang maksimum tanpa didukung oleh lingkungan atau organisasi induknya dalam hal ini balai. Kedudukan pustakawan dalam organisasi balai saat ini tidak cukup kuat untuk memperoleh kewenangan yang memadai dalam melaksanakan pekerjaannya. Stueart & Moran (2002: 160) mendefinisikan kewenangan, yaitu: authority is the ability to influence that is associated with a person’s position within the organization (=kewenangan adalah kemampuan mempengaruhi orang lain yang dihubungkan dengan posisi seseorang dalam organisasi]. Weber (dalam Kahn dan Kram, 1994: 17) berpendapat kewenangan legitimasi yang diberikan pada orang tertentu atau posisi tertentu untuk tujuan sistem.
Dalam struktur balai saat ini, perpustakaan berada di bawah koordinasi Jaslit salah satu unit kerja eselon IV, yang mempunyai tugas (1) melakukan penyiapan bahan kerjasama; (2) melakukan administrasi kerjasama penelitian; (3) menyiapkan bahan evaluasi dan laporan pelaksanaan kegiatan kerjasama; (4) melakukan urusan komunikasi penelitian; (5) melakukan urusan publikasi penelitian, penyebarluasan dan pendayagunaan hasil penelitian; (6) melakukan urusan dokumentasi penelitian. Kegiatan dokumentasi penelitian terdiri dari: (a) menyiapkan dan mendokumentasikan hasil-hasil penelitian dalam bentuk perangkat lunak dan perangkat keras; (b) menyiapkan dan mendokumentasikan bahan pelaksanaan pelayanan jasa penelitian; (c) menyelenggarakan dan mengelola kegiatan perpustakaan. (Keputusan Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian Unit Kerja Eselon IV Balai Penelitian di lingkungan Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian).
Berdasarkan rincian tugas eselon IV ini, Kepala Balai mengeluarkan surat penunjukkan Penanggung Jawab Perpustakaan dan tidak disertai dengan kebijakan tertulis yang mengatur tujuan pokok dan fungsi (TUPOKSI) dan ketersediaan batas kewenangan pustakawan. Secara fungsional pustakawan berada langsung di bawah Kepala Balai dan untuk pekerjaan sehari-harinya pustakawan berada di bawah koordinasi Pejabat Jaslit. Hal ini mengakibatkan kedudukan pustakawan tidak cukup memadai untuk langsung berhubungan dengan Kepala Balai karena berdasarkan hierarkhinya, pustakawan harus menghadap Pejabat Jaslit atau Pejabat Kepala Bidang Kerjasama & Pendayagunaan Hasil Penelitian (KPHP).
Selain isu birokrasi ini, pustakawan pun otomatis tidak dapat memperoleh kesempatan menghadiri rapat konsultasi dengan pemimpin balai menyangkut masalah-masalah yang dihadapi karena pustakawan berada di ”luar’ lapis struktural. Hal ini berakibat pada tidak adanya saluran untuk mengomunikasikan masalah /program yang akan atau sudah dilaksanakan perpustakaan atau yang perlu memperoleh jalan keluar/keputusan atau perhatian dari pimpinan balai. Seharusnya keberadaan perpustakaan suatu perpustakaan di lingkup lembaga penelitian merupakan suatu tuntutan yang tak terelakkan.
Majid menganggap perpustakaan sebagai komponen penting dan integral pada setiap institusi penelitian (2001: 176). Gooch (1994) menambahkan pertumbuhan penelitian tidak dapat dicapai tanpa memperbaiki akses ke informasi yang dibutuhkan yang akan memperkuat penelitian pertanian. Wasserman (1991) menegaskan bahwa sebagaimana laboratorium dan lapangan yang lengkap sangat diperlukan untuk melaksanakan penelitian pertanian, suatu perpustakaan yang berkembang dengan baik diperlukan memberikan informasi dan menunjang peneliti.
Berdasarkan kedudukan pustakawan di balai saat ini dapat dikatakan bahwa balai tidak menempatkan pustakawan dapat langsung berhubungan dengan manajemen di balai. Kewenangan menyelenggarakan dan mengelola perpustakaan secara tertulis menjadi kewenangan Pejabat Jaslit dan tidak tertulis menjadi kewenangan pustakawan. Adanya tuntutan agar pustakawan meningkatkan kompetensi profesional dan kompetensi personal dalam era digital, tidak sejalan dengan kebijakan penempatan kedudukan pustakawan dalam organisasi balai.
SOLUSI
Oleh karena itu, perlu ada upaya agar pustakawan mendapatkan kewenangan tertulis yang memadai dalam menjalankan tugasnya di balai. Walaupun pada saat ini kebijakan menentukan pustakawan masuk ke dalam kelompok fungsional sama halnya dengan profesi peneliti atau penyandang fungsional lainnya, dipandang perlu balai memperlakukan pustakawan memperoleh kesejajaran akses dalam mengikuti rapat evaluasi manajemen di balai, sehingga pustakawan memperoleh masukan (input) untuk mampu memetakan kebutuhan informasi di balai. Bila hal ini tidak dapat dilaksanakan, perlu dibentuk suatu wadah komunikasi bagi pustakawan di suatu balai penelitian lingkup Badan Litbang Pertanian yang bersifat ad hoc, yang umumnya disebut Komite Perpustakaan (Library Committee). Keanggotaan komite ini terdiri dari Kepala Balai sebagai Ketua ex offcio, Pustakawan sebagai sekretaris ex officio, perwakilan peneliti dari setiap disiplin penelitian yang ada, Pejabat Pembuat Komitmen dan Penanggung Jawab Komputerisasi. Fungsi komite ini adalah menjembatani masalah tidak tersedianya wadah komunikasi bagi pustakawan di balai. Pertemuan komite dapat dilakukan setiap 3 (tiga ) bulan sekali, misalnya, sehingga diharapkan upaya pustakawan sebagai pelaksana pengembangan perpustakaan digital di balai memperoleh perhatian langsung dari manajemen di balai dan peneliti sebagai pengguna utamanya. Yang tak kalah pentingnya, pustakawan harus secara terus menerus belajar, dan sebaiknya membuka dirinya terhadap hal-hal baru dalam kepustakawanan dan menumbuhkan minat terhadap teknologi informasi, dan dalam era digital ini menjadi mungkin pustakawan dengan potensi demikian dapat menjadi mitra peneliti di balai.

SIMPULAN

Dapat disimpulkan bahwa perpustakaan digital membutuhkan pustakawan dengan kompetensi khusus sehingga pustakawan diharapkan dapat meningkatkan kemampuannya yang sudah ada dengan menambahkan kemampuan penerapan teknologi informasi dalam menjalankan tugasnya. Tuntutan peningkatan kompetensi pustakawan harus sejalan dengan penempatan kedudukan pustakawan dalam lingkup manajemen balai. Pustakawan perlu memperoleh kewenangan tertulis dan memperoleh kesempatan untuk mengikuti rapat manajemen di balai agar ia mampu memetakan kebutuhan informasi pengguna utamanya. Selain itu, bila pustakawan tidak dapat diikutsertakan dalam rapat manajemen di balai, karena dianggap kedudukannya tidak setara dengan kedudukan struktural, perlu dibentuk suatu wadah komunikasi yang disebut Komite Perpustakaan yang bersifat ad hoc dan berfungsi sebagai wadah komunikasi pustakawan dengan pihak manajemen di balai.

DAFTAR BACAAN

  • Achmad. 2006. Perpustakaan digital: tantangan menawan bagi pustakawan. Makalah pada Seminar: Lokakarya Pengembangan Teknologi Infomrasi Perpustakaan Sebagai Salah Satu Tantangan Dalam Upaya Pembinaan SDM (Pustakawan & Pengguna) Mengarahkan ke Digitalisasi di Perpustakaan Univesitas Trunojoyo, Bangkalan Madura, tanggal 24 April 2006. 8 hlm.
  • Chambers 20th Century Dictionary, edited by E.M. Kirkpatrick.-Edinburgh: W & Chambers. 1583 hlm.
  • Gooch, P. 1994. Information flows in agricultural research in Vietnam: stakes and prospects. IAALD Quarterly Bulletin, 39 (4): 312-318.
  • Hasting, K. & Tennant, R. 1996. How to build a digital librarian. D-Lib Magazine, November. 3 hlm.
  • Kahn, William A. & Kram, Kathy E. 1994. Authority at work: internal models and their organizational consequences. The Academy of Mangement Review, 19 (1): 17-50.
  • Kamus Besar Bahasa Indonesia. 2009. Jakarta: Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. 1090 hal.
  • Keputusan Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian No. OT.210.045.2002. Tentang Perincian Tugas Pekerjaan Unit Kerja Eselon IV Balai Penelitian di Lingkungan Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian.
  • Majid, S., Anwar M.A., Eisenchitz, T. 2001. User perceptions of library effectiveness in Malaysian Agricultural Libraries. Library Review, vol.30 (4): 176-186.
  • Pendit, Putu Laxman. 2009. Perpustakaan digital: kesinambungan dan dinamika. Jakarta: Cita Karyakarsa Mandiri. 204 p.
  • Stueart, R.D. & Moran, B.B. 2002. Library and information center management.- 6th.- Westport: Libraries Unlimited. 494 hlm.
  • Wasserman, P. 1991. Information transfer in science and technology: an overview.Asian Libraries, 1(2): 27-38.

Catatan Pengelola Web

Tulisan ini pada Acara Temu Teknis Non Peneliti di Balitnak Bogor Pada tanggal 12-13 Agustus 2009 mendapat penghargaan sebagai Juara I Tulisan terbaik dari para peserta acara tersebut. Mudah-mudahan dapat mendorong para pustakawan lain untuk mau menulis tentang perpustakaan UK/UPTnya masing-masing. Terima kasih kepada Ibu Zakiyah yang sudah membolehkan tulisannya dipasang di Blog ini (Ek).

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: