Pengelolaan Database Terintegrasi

Eka Kusmayadi
Pustakawan PUSTAKA
e.kusmayadi@yahoo.co.id


Tulisan ini merupakan bahan yang akan dibuat untuk PETUNJUK TEKNIS no 52 yang akan diterbitkan PUSTAKA untuk mengelola database terintegrasi. Apabila ada teman-teman pustakawan yang berkesempatan membaca tulisan ini, saya mengaharpkan masukan untuk perbaikan tulisan ini. terima kasih.

 

PENDAHULUAN

Latar Belakang
Badan Litbang Pertanian, yang mempunyai tupoksi menghasilkan dan melaksanakan berbagai penelitian dan pengembangan di bidang pertanian di Indonesia telah mendiseminasikan berbagai hasil penelitian tersebut dalam bentuk prosiding, jurnal, majalah, brosur, leaflet dan sebagainya dengan beragam media informasi baik tercetak, elektronis (kaset audio/video) maupun digital (CD/VCD-ROM, DVD-ROM).
Informasi hasil penelitian harus didokumentasikan agar dapat dimanfaatkan oleh pengguna yang membutuhkan informasi tersebut. Namun selama ini pendokumentasian hasil penelitian tersebut kurang mendapatkan perhatian. Akibatnya pada saat dibutuhkan oleh pengguna sulit mencarinya karena informasi tersebut tidak dikelola dengan baik dan tidak disertai dengan sistem temu kembali yang memadai, sehingga pengguna seringkali kecewa karena sulitnya memperoleh informasi hasil penelitian dan pengkajian yang telah dilakukan oleh para peneliti dan penyuluh yang ada di 33 propinsi secara komprehensif. Dengan demikian, informasi hasil penelitian dan pengkajian menjadi rendah pemanfaatannya dan sulit untuk memperolehnya.
Dilanggannya jurnal online oleh PUSTAKA yang berisi hasil penelitian dari luar negeri seperti Science Direct dan ProQuest, serta e-book dari CABI, membuat peneliti mudah memperoleh informasi hasil penelitian yang lebih maju dibandingkan Indonesia, sehingga informasi tersebut dapat dijadikan sebagai perbandingan dengan perkembangan penelitian di dalam negeri. Bagi peneliti yang sudah memiliki literasi informasi yang tinggi, tidak saja memperoleh informasi dari jurnal online yang dilanggan PUSTAKA, namun sudah dapat mengakses jurnal-jurnal online yang dilanggan perpustakaan lain, seperti Perpustakaan Nasional RI, Ditjen Pendidikan Tinggi (DIKTI), serta jurnal-jurnal free seperti DOAJ, GARUDA (Garba Rujukan Digital), ISJD (Indonesian Sciencetific Journal Database) dan masih banyak lagi jurnal-jurnal gratis lainnya.
Keluhan peneliti terhadap keberadaan informasi adalah untuk mendapatkan hasil penelitian dalam negeri sangat kesulitan. Padahal untuk pengembangan penelitian kemudahan akses terhadap informasi penelitian yang telah dihasilkan dari semua unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian sangat diperlukan. Selain itu, dengan terbukanya informasi hasil penelitian yang telah dilakukan, maka duplikasi penelitian dapat dihindari dan pengembangannya menjadi lebih efisien.
Bagi para penyuluh, karena keterbatasan bahasa mereka lebih menyukai informasi berbentuk prosiding dari dalam negeri yang berbahasa Indonesia. Namun mereka kesulitan mendapatkan informasi tersebut, karena prosiding yang dihasilkan oleh setiap unit kerja Badan Litbang Pertanian di setiap perpustakaan UK/UPT pendokumentasinya tersebar dan untuk mengetahui keberadaannya membutuhkan dana dan waktu yang banyak. Akibatnya mereka hanya mengandalkan apa yang ada di perpustakaan unit kerjanya masing-masing dan referensi yang sudah mereka miliki.

Tujuan
Dengan tersusunnya petunjuk teknisini, maka diharapkan para pengguna atau pengelola perpustakaan lingkup Kementerian Pertanian dapat menggunakan juknis ini sebagai pedoman dalam menyiapkan informasi hasil penelitian atau pengkajian yang sifatnya local content dan penyusunan KIB, KIM dan sebagainya.

DATABASE

Definisi Database
Database adalah kumpulan informasi atau data yang tersimpan secara sistematis sehingga temu kembali informasinya menjadi mudah dan cepat.

Tujuan Database Terintegrasi
Dengan terbangunnya database hasil penelitian lingkup Badan Litbang Pertanian yang terintegrasi, maka output yang dapat diperoleh adalah :
1. Katalog Induk Buku
2. Katalog Induk Majalah
3. Katalog Induk Pertanian Indonesia
4. Katalog Induk Informasi Teknologi Tepat Guna
5. Fasilitas copy cataloging bagi unit kerja lingkup Badan Litbang Petanian dan
6. Bahan kerjasama pertukaran informasi dengan FAO (AGRIS dan CARIS).
Pengelolaan bahan informasi hasil penelitian pertanian yang selama ini dilakukan dengan FAO dapat dilihat pada Gambar 1. Masalah yang sering ditemui selama ini adalah informasi yang terkumpul umumnya mempunyai nilai keterkinian dan kelengkapan yang rendah. Hal tersebut disebabkan masih ada unit kerja yang tidak mengirimkan semua publikasinya ke PUSTAKA, walaupun sudah ada Kepmentan No. 433/Kpts/HM160/9/2003 tentang kewajiban serah simpan semua publikasi yang dihasilkan.

Gambar 1. Pengelolaan informasi yang sudah berjalan
Faktor yang menghambat pembangunan database terintegrasi tersebut antara lain :
1. Lambatnya penyampaian informasi publikasi yang dihasilkan UK/UPT ke PUSTAKA,
2. Kelengkapan database di UK/UPT untuk keperluan AGRIS dan CARIS masih sangat kurang,
3. Informasi yang dikirim masih dalam bentuk tercetak sehingga perlu ada upaya alih media,
4. Keterbatasan SDM untuk pengelolaan database, misalnya karena petugas yang sudah dilatih dipindahkan ke bidang lain.

Dampak Database Tersebar
Tidak terintegrasinya database hasil penelitian lingkup Badan Litbang Pertanian berdampak terhadap beberapa hal seperti :
 Sulitnya mengumpulkan informasi dari seluruh unit kerja, akibatnya informasi hasil penelitian yang dapat dikirimkan sebagai bahan pertukaran informasi dengan FAO sangat terbatas.
 Bibliografic control tidak berfungsi, artinya penelitian yang sama atau duplikasi kegiatan penelitian dapat terjadi tanpa diketahui. Hal ini dapat menyebabkan pemborosan anggaran negara. Selain itu, plagiarisme juga tidak dapat dikontrol dengan baik.

Selain manfaat sebagaimana diuraikan di atas, pembangunan database terintegrasi juga dapat mengatasi permasalahan pengiriman publikasi yang selama ini sering terjadi yaitu semakin menurunnya dana pengiriman publikasi. Dengan database tersebut, setiap unit kerja melalui perpustakaan UK/UPT dapat mengirimkan semua publikasi yang telah dihasilkan ke PUSTAKA hanya dengan meng-upload database UK/UPT ke server yang ada di PUSTAKA.

Tugas Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (PUSTAKA)
Untuk mewujudkan database yang terintegrasi dari seluruh unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian, maka PUSTAKA mempunyai peran sesuai dengan tugas pokok dari suatu perpustakaan, yaitu menghimpun, menata/mengolah, melestarikan dan menyediakan informasi bagi pengguna utamanya (peneliti, pengkaji, penyuluh) untuk mendukung kegiatan perencanaan, pembahasan dan penyusunan laporan hasil penelitian atau kegiatan dari seluruh unitkerja lingkup Kementerian Pertanian.
PUSTAKA sebagai unit kerja di Kementerian Pertanian mempunyai tugas pokok tersebut di atas dengan dasar hukum yang sudah sangat jelas, yaitu :
1. Instruksi Mentan No 43/Kpts/UM/2/1969
2. SK Mentan No 873/Kpts/HM430/11/1984
3. SK Mentan No 433/Kpts/HM160/9/2003
SK tersebut menyatakan bahwa semua unit kerja di Kementerian Pertanian harus menyerahkan semua publikasinya baik yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan minimal 2 eksemplar dalam bentuk tercetak seperti Laporan, penelitian /kerjasama /seminar/lokakarya/simposium/survei/publikasi ilmiah, majalah, buletin dan bahan pustaka lain. Dalam SK no 873 sudah ada tambahan bahwa selain bentuk tercetak, juga harus menyerahkan dalam bentuk file komputer atau media elektronik.
Oleh karena itu, pembangunan database hasil penelitian pertanian di lingkungan Badan Litbang Pertanian yang terintegrasi menjadi penting dan sangat ditunggu oleh para peneliti dan penyuluh. Database tersebut dapat juga digunakan untuk mengetahui perkembangan penelitian, pengkajian dan penyuluhan yang sudah dilakukan di Indonesia. Selain itu, kegiatan ini juga dapat mendukung pengembangan perpustakaan digital di lingkungan Kementerian Pertanian.
Untuk memudahkan para pengelola perpustakaan dalam membangun dan mengembangkan database yang terintegrasi di lingkungan Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian, maka diperlukan Petunjuk Teknis Pengelolaan Database Terintegrasi.
Pembangunan database terintegrasi dapat dilakukan dengan memperbaiki mekanisme pengumpulan yang sudah dilaksanakan selama ini. Perbaikan mekanisme tersebut dengan cara memperbaiki sistem pengelolaan database di setiap unit kerja dan di PUSTAKA seperti pada Gambar 2. Dengan membangun database terintegrasi maka akses peneliti terhadap informasi hasil penelitian lingkup Badan Litbang Pertanian menjadi lebih mudah dan cepat (Gambar 3).

Gambar 2. Pengelolaan informasi yang diharapkan

Gambar 3. Peran perpustakaan dalam meningkatkan akses informasi peneliti

Prosedur Pembangunan Database Terintegrasi
Pembangunan database terintegrasi dilakukan oleh pengelola perpustakaan di unit kerja (UK/UPT) dan di PUSTAKA. Pembagian tugas antara PUSTAKA dan UK/UPT tersebut agar database yang dibangun lebih sempurna mengingat lemahnya kemampuan para pengelola perpustakaan dalam penguasaan melakukan entri data bibliografi yang sesuai dengan kaidah ilmu perpustakaan dan standar FAO. Hal tersebut disebabkan oleh banyaknya pengelola perpustakaan yang bukan pejabat fungsional pustakawan dan adanya beban tugas di luar perpustakaan. Pembagian tugas tersebut adalah :
a. Langkah kerja yang dilakukan di UK/UPT
1. Pemisahan database IPTAN, PTTAN yang merupakan terbitan UK/UPT sendiri dari database gabungan yang digunakan untuk intranet.
2. Meng-Upload database UKUPT ke server PUSTAKA

b. Langkah kerja yang dilakukan oleh petugas di PUSTAKA
1. Download database setiap UK/UPT
2. Penggabungan database
3. Pengeditan setiap rekod database
4. Penambahan kelengkapan isi rekod
5. Upload database terintegrasi ke server PUSTAKA
6. Pengemasan database terintegrasi dalam CD/DVD-ROM
7. Penyediaan ruang dan upload database terintegrasi ke server PUSTAKA yang dapat didownload oleh perpustakaan UK/UPT.

PENGELOLAAN DATABASE
Pengelolaan database yang dilakukan UK/UPT untuk mendukung kegiatan ini adalah pemisahan dan pemasukkan database ke server PUSTAKA.

a. Pemisahan Database
Database yang sudah ada di lingkungan Badan Litbang Pertanian, khususnya di PUSTAKA adalah :
1. BUKU untuk informasi bibliografis koleksi buku,
2. MJLH untuk informasi bibliografis koleksi majalah,
3. IPTAN untuk informasi pertanian Indonesia (hasil penelitian, pengkajian dan penyuluhan)
4. PTTAN untuk informasi koleksi teknologi tepat guna. Database ini berisi informasi dari koleksi leaflet, brosur, booklet
5. EJR untuk informasi artikel jurnal online hasil download,
6. CARIS untuk informasi kegiatan penelitian yang sedang berjalan.
7. Nonbook untuk informasi koleksi Nonbook yang dimiliki.

Dari ketujuh database tersebut umumnya UK/UPT baru mempunyai database buku, majalah, pttan dan iptan. Database buku dan majalah adalah kumpulan koleksi buku dan majalah yang dimiliki oleh perpustakaan. Database iptan dan pttan merupakan kumpulan informasi hasil penelitian atau pengkajian (iptan) dan teknologi tepat guna (pttan), baik yang merupakan tulisan peneliti, pengkaji atau penyuluh dari unit kerja yang bersangkutan ataupun dari unit kerja yang lain.
Database tersebut selama ini sudah digunakan untuk keperluan intranet dan internet. Intranet dibangun untuk memenuhi keperluan informasi pengguna internal UK/UPT, sedangkan internet untuk memenuhi selain pengguna internal juga eksternal. Internet lebih luas penggunanya dibandingkan intranet.

Gambar 4. Alur Kegiatan Pengelolaan Database Terintegrasi
Lingkup Balitbang Pertanian

Dalam kesepakatan pembangunan perpustakaan digital lingkup Kementerian Pertanian, database intranet berisi informasi pertanian dari semua UK/UPT, sedangkan untuk internet betul-betul berisi tulisan dari peneliti atau penyuluh dari UK/UPT tersebut. Isi database internet UK/UPT sifatnya local content. Oleh karena itu untuk mengonlinekan database iptan dan pttan, pengelola perpustakaan harus memisahkan informasi local content dari database intranet.
Untuk memisahkan informasi local content kita harus mempunyai 2 buah database dari jenis yang sama. Satu database sumber yang digunakan untuk intranet dan satu lagi database untuk diupload ke server PUSTAKA.

Gambar 4. Proses pemisahan informasi untuk keperluan internet

Langkah yang harus dilakukan untuk memisahkan database tersebut adalah
a. Aktifkan program Winisis
b. Buka database iptan,
c. Gunakan penelusuran menggunakan modul GUIDE SEARCH,
d. Penelusuran dilakukan berdasarkan field kode instansi atau lokasi, sebagai contoh Balai Penelitian Tanah kodenya 0807040100
Kode instansi dapat dilihat pada lampiran 1. Kode instansi harus dimasukkan pada saat melakukan mengentri data.

Gambar 5. Penelusuran informasi berdasarkan kode instansi

e. Selanjutnya hasil penelusuran diekspor menjadi file ISO. Hasil ekspor diberi nama, contoh TANAH1.ISO

Gambar 6. Proses impor dari hasil penelusuran

Gambar 7. Penyimpanan Hasil penelusuran

f. Langkah yang sama dilakukan pada database PTTAN.

b. Memindahkan Database ke server PUSTAKA (Upload)
Untuk memindahkan database yang dimiliki UK/UPT ada dua cara yang dapat dilakukan, yaitu dengan menggunakan software Coreftp dan dan untuk unit kerja yang mempunyai hambatan infrastruktur terutama dalam bandwidth, maka pengelola perpustaaan UK/UPT dapat mengirimkan file databasenya ke PUSTAKA, baik dalam bentuk CD-ROM yang dikirim melalui pos atau attachment yang dikirim melalui email.
Untuk mengupload database digunakan software COREFTP. Langkah yang dilakukan adalah :
1. Aktifkan software coreftplite
Kemudian akan tampil kotak pilihan seperti berikut :

Gambar 8. Isian form yang diperlukan untuk terhubung ke server

2. Pilih ikon Conect
3. Isi form connect. Untuk dapat mengisinya mintalah informasi tentang isi kotak Host/IP/URL/ kepada pengelola jaringan di PUSTAKA, kemudian klik Conect
4. Selanjutnya akan keluar kotak isian berikutnya untuk User Id dan Password. Isikan user Id dan password unit kerja. Apabila belum mempunyainya dapat meminta kepada pengelola jaringan di PUSTAKA.
5. Setelah terhubung akan keluar kotak berikutnya. Folder OPAC berada di bawah folder public_html, di bawah folder OPAC terdapat folder setiap database.
Untuk meng-upload database BUKU, kita harus memastikan bahwa kursor berada pada folder BUKU baik di kotak sebelah kiri maupun kotak sebelah kanan, lalu klik tanda panah di kotak sebelah kiri.

Di dalam server PUSTAKA, setiap unit kerja berada pada folder public_html. Di bawah folder ini terdapat beberapa folder program yang mengatur sistem website dan folder database yang dinamai dengan opac (huruf kecil). Di bawah folder opac terdapat paling sedikit folder database buku, majalah, hasil penelitian dan teknologi tepat guna.

6. Untuk memindahkan folder opac dari komputer kerja ke server di PUSTAKA, posisi folder dikedua kotak tersebut harus sama, yaitu folder opac. Selanjutnya klik tanda panah yang ada di kotak 1. Tunggu sampai semua folder dipindahkan.
7. Setelah semua database dikopikan dari komputer kerja ke server PUSTAKA, maka proses upload sudah selesai.

Di PUSTAKA
Download database setiap UK/UPT
1. Sebelum mendownload database UK/UPT, terlebih dahulu pastikan kita sudah membuat folder tempat menampung hasil download seluruh UK/UPT, misalnya kita namanakan folder tersebut Dtbs-gab. Folder Dtbs-gab dapat dibuat di c: atau d:.

2. Aktifkan software Coreftplite

3. Sambung (connect) ke server PUSTAKA

4. Isi form connect. Bagi pengelola perpustakaan digital iduser dan password sudah ada dalam bentuk tabel untuk seluruh UK/UPT.

5. Kemudian kopikan (download) semua folder opac setiap UK/UPT ke folder c://Dtbs-gab

6. Langkah selanjutnya mengeksporkan setiap database UK/UPT menjadi file ISO menggunakan Winisis, misalnya bksumbar.iso, bkntt.iso dan seterusnya,

Penggabungan database
Untuk menggabungkan database terlebih dahulu kita harus memastikan membuat database baru yang merupakan gabungan semua database UK/UPT. Untuk membuat database tersebut kopikan folder OPAC yang di dalamnya terdapat folder database buku, mjlh, iptan dan pttan. Folder OPAC tersebut dikopikan ke c: atau d:, kemudian folder tersebut diganti namanya dengan OPAC-GAB.
langkah selanjutnya yang dilakukan adalah :
1. Dengan menggunakan winisis buka database buku yang ada di bawah folder OPAC-GAB, kemudian diimportkan setiap file iso dari setiap UK/UPT.

2. Kemudian pada field no 114 (lokasi) tambahkan nama unit kerja pada setiap iso yang baru diimporkan.
3. Demikian dilakukan untuk semua UK/UPT. Penambahan rekod dari database UK/UPT pada Winisis dilakukan dengan fasilitas MERGE.

Pengeditan setiap rekod database
Field yang diedit pada database hasil penggabungan adalah tajuk, judul, edisi, kepengarangan, impresum, kolasi, catatan, abstrak. Editing dilakukan pada semua rekod dalam database gabungan. Field yang diedit adalah semua field yang menjadi syarat kelengkapan yang dikeluarkan FAO.

Penambahan kelengkapan isi rekod
Penambahan isi rekod dengan melengkapi informasi bibliografi yang sudah dilakukan oleh UK/UPT. Berdasarkan hasil evaluasi terhadap database UK/UPT field yang masih sering kurang sesuai, sehingga perlu dilakukan pengeditan dan penambahan pada database IPTAN adalah field subjek primer, tajuk, penulis artikel, pengarang monograf, judul monograf dan Agrovoc. Sedangkan pada database BUKU adalah field nomor panggil, tajuk, kepengarangan dan Agrovoc.

Penyediaan Ruang dan Upload Database Terintegrasi
Database INDONESIANA ruangnya sudah tersedia untuk internet, namun databasenya masih terbatas sebagai hasil entri yang dilakukan oleh PUSTAKA saja. Database gabungan ini merupakan kelengkapan atau penggantian dari database INDONESIANA yang sudah ada. Database gabungan tersebut berupa KIB dan INDONESIANA. KIB adalah gabungan database buku seluruh UK/UPT sedangkan INDONESIANA merupakan gabungan database pertanian Indonesia.

Pengemasan Database Terintegrasi
Pengemasan database terintegrasi dimaksudkan untuk backup data, pertanggungjawaban kegiatan dan bahan penyebaran untuk diberikan kepada setiap UK/UPT yang telah melengkapi database.
CD-ROM ini berjalan secara autorun artinya pada saat dimasukkan ke dalam CD-drive komputer, maka akan langsung membaca isi CD tersebut. Program yang digunakan adalah Winisis. Operasional CD-ROM ini sama persis dengan menggunakan software Winisis biasa.

Pengembangan Database Terintegrasi
Setelah database terintegrasi dibangun, maka kegiatan lain sebagai tindaklanjut yang dapat dilakukan adalah pengembangan KIB, KIM, Indonesiana, Kumpulan teknologi tepat guna dan pengiriman informasi ke FAO dan UK/UPT.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: