Pengelolaan Database Online

Eka Kusmayadi

Database keberadaannya sangat penting sebagai deposit data.  Database adalah sistem penyimpanan data yang dapat dikelola secara sistematis sehingga pada saat diperlukan, temu kembalinya menjadi sangat mudah dan cepat.

Sayang hal ini kurang mendapat perhatian yang seharusnya. Kita seringkali malas untuk mengentrikan informasi bibliografi dan artikel lengkapnya ke dalam database. Akibatnya data tercecer dimana-mana dan sangat sulit dicari keberadaannya.

Database yang dilengkapi dengan artikel lengkap di perpustakaan Badan Litbang Pertanian antara lain hasil penelitian, teknologi tepat guna dan buku (kalau diperlukan).

Penyebab File Artikel Lengkap tidak muncul

Ada beberapa penyebab yang mengakibatkan file artikel lengkap (PDF) tidak muncul, yaitu :

1. File PDF nya itu sendiri tidak ada, karena belum diupload di server Pustaka

2. File PDFnya ada di server Pustaka, namun di winisisnya belum dientrikan pada nama file dan jenis file (field no 910 dan 911).

3. Filenya ada di folder tetapi lokasi file di folder dengan yang dientrikan di winisis berbeda. Untuk memperbaiki coba cek antara nama dan lokasi di folder dengan yang dientrikan di winisis. Ini harus sama persis huruf besar dan kecilnya juga harus benar-benar sama.

4. File PDFnya rusak atau tidak dapat dibaca di komputer.  Pastikan sebelum diupload file PDF dapat dibaca komputer. Dengan coreFTP coba diview tampil atau tidak. Kalau rusak file tsb tidak akan muncul.

5. nama file pastikan benar. kadang di komputer kita ekstensi PDF tidak muncul karena dihidden, sehingga kita memberi nama ekstensi lagi, akibatnya ekstensi PDFnya menjadi doble (Gambar di bawah). Perbaikannya pastikan ekstensinya hanya satu.

Pada gambar di atas terlihat nama file mempunyai ekstensi 2 PDF. Penamaan seperti jelas sekali  menyebabkan file tidak akan terbaca.

6. Programnya masih ada yang error atau belum lengkap. Apabila hal ini terjadi, maka sebaiknya pengelola menghubungi pihak Pustaka atau baca panduan perbaikannya yang akan dijelaskan pada sesi mendatang.

Ukuran File PDF

Ukuran file PDF sangat besar pengaruhnya terhadap kecepatan tampil di monitor atau didownload.  Satuan ukuran file dinyatakan dengan DPI atau dot per inch. Kondisi ideal untuk pengelolaan PDF adalah sebagai berikut, sebaiknya kita mempunyai file dengan kepentingan berbeda. Untuk master kita dapat menggunakan hasil scan dengan ukuran dpi 1000, untuk kepentingan versi cdrom kita menggunakan ukuran 300 – 600 dpi, dan untuk internet kita dapat menggunakan 75 dpi. Untuk menurunkan ukuran dpi kita dapat menggunakan software tertentu. Artinya sesudah kita membuat file master, file tersebut  diedit untuk memperoleh file dengan peruntukkan master, cdrom/offline dan online (internet).

Semakin besar ukuran dpinya, maka semakin besar pula ukuran filenya. Pengaruhnya maka di internet semakin lama aksesnya atau munculnya file. Semakin besar ukuran dpi maka kualitas tampilan semakin bagus, begitu sebaliknya. Memang untuk internet sebaiknya ukuran dpinya rendah sehingga cepat diaksesnya, namun kelemahannya semakin rendah kualitasnya, apabila kita cetak dengan printer maka kualitas hasil cetakannya tidak akan baik.

Demikian sekilas tentang pengelolaan database online.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: